Das elektronische Vergabeverfahren entspricht vom Ablauf und den Prozessschritten dem konventionellen Verfahren. Im Gegensatz zum herkömmlichen Vergabeverfahren besteht die Möglichkeit, alle Schritte des elektronischen Vergabeverfahrens anhand von elektronischen Protokollen nachzuvollziehen und sowohl Bieter als auch Vergabestellen bei der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zu unterstützen.

Dem elektronischen Verfahren vorgelagert ist die Bedarfsermittlung und die Beschreibung der einzukaufenden Leistung in einem Leistungsverzeichnis. Die elektronische Vergabe selbst beginnt mit der Erfassung der für die Bekanntmachung notwendigen Informationen nach § 12 der Vergabe- und Vertragsordnungen. Ist die Bekanntmachung vollständig und sind die Fristen ausgewählt oder vorgeschlagene Fristen bestätigt worden, kann die Ausschreibung auf der Bekanntmachungs- und Vergabeplattform veröffentlicht werden.

Nach erfolgter Publikation der Bekanntmachung können die an dem jeweiligen öffentlichen Auftrag interessierten Unternehmen die Leistungsbeschreibung und Verdingungsunterlagen anfordern. Durch die elektronische Bereitstellung der Leistungsbeschreibung und der Vergabeunterlagen besteht für die Interessenten die Möglichkeit, diese online abzufragen und auf ihr Informations- und Kommunikationssystem herunter zu laden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der Möglichkeit zum »Download«.

Der »Download« hat den bereits zuvor genannten Vorteil, dass die Kosten für die Versendung der Unterlagen auf Seiten der Vergabestelle entfallen. Darüber hinaus besteht – abhängig von den Systemen der Vergabestelle bzw. der Vergabeplattform – die Möglichkeit, genau nachzuvollziehen, wer die digitalen Unterlagen abgefragt hat. So kann im Vorfeld die Vergabestelle tendenziell den Teilnehmerkreis einer jeden Ausschreibung ermitteln und entsprechend reagieren. Gerade bei Beschränkten Ausschreibungen ist es vorteilhaft, rechtzeitig vor Angebotsschluss sehen zu können, ob die Ausschreibung bei den eingeladenen Unternehmen auf Interesse gestoßen ist.

Abhängig von der Entscheidung der Vergabestelle, ob sie nur elektronische Angebote oder elektronische Angebote zusätzlich zu konventionellen Angeboten in Papierform zulässt, werden die interessierten Unternehmen ihre Angebote unterbreiten. Es ist durchgehend nachvollziehbar, dass die Angebote unversehrt sind und der Bieter das Angebot tatsächlich abgegeben hat und es vorliegt und nicht durch einen möglichen Fehler in der Hauspost verspätet eintrifft.

Zu jedem Zeitpunkt des elektronischen Vergabeverfahrens besteht seitens der Vergabestelle die Möglichkeit, auf Anregungen, Beanstandungen, Zusendung von Änderungsvorschlägen oder Dokumenten bzw. Rügen entsprechend zu reagieren und diese zu dokumentieren. Durch die elektronische Erfassung der Vorgänge geht kein Vorgang mehr verloren oder gerät in Vergessenheit.

Der Vergabestelle wird bei der Nutzung der elektronischen Auftragsvergabe aufgrund der automatisierten Protokollierung der Geschehnisse innerhalb des jeweiligen Vergabeverfahrens die Einhaltung der Dokumentationspflicht erleichtert. Überdies hat die Protokollierung/Dokumentation und Archivierung der automatisierten Protokolle den Vorteil, dass diese im Fall eines späteren Vergabenachprüfungsverfahrens den Nachprüfungsinstanzen zur Verfügung gestellt werden können. Weiterhin vorteilhaft ist, dass die Protokolle innerhalb des Systems unveränderlich sind und eine fortlaufende Vergabeakte darstellen.

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