Frage:
Wie sehen Sie die Rolle der Kommunen bei der Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen?

Portz:
Die öffentliche Hand und hier insbesondere die Kommunen als im Vergleich zu Bund und Ländern mit Abstand größte öffentliche Auftraggeber haben aufgrund ihrer Verpflichtung zum Allgemeinwohl eine besondere Verantwortung für den Schutz der natürlichen Lebensgrundlagen. Dies beinhaltet den Schutz von Luft, Wasser, Boden und Klima ebenso wie den Schutz des Naturhaushalts, aber auch die Entlastung von Deponien. Die Forderung nach einem umfassenden Ressourcenschutz kann glaubhaft nur dann vertreten werden, wenn insbesondere die Städte, Gemeinden und Kreise in ihrem eigenen Bereich die Möglichkeiten zur Verminderung der Umweltbelastungen ausschöpfen und insoweit eine Vorreiterrolle und Signalfunktion auch für die Bürger übernehmen.
Der umweltfreundlichen Beschaffung und hier speziell der Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen (Biomasse, Raps, Holz etc.) kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Denn durch eine Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen werden i. S. eines präventiven Umweltschutzes Ressourcen geschont und es wird ein sachgerechter und rationeller Umgang für die Produkte und für Energie aus nachwachsenden Rohstoffen erreicht. Hinzu kommt, dass mit dem Einsatz von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen für den Nutzer das gleiche Ziel erreicht wird, das er mit anderen und umweltschädlicheren – Produkten, die er ansonsten einsetzen müsste, erzielen würde.

Frage:
Welche Entscheidungen müssen der Beschaffung von Energie und Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen vorausgehen?

Portz:
Die umweltfreundliche Beschaffung und insbesondere auch die Beschaffung von Energie und Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen hat in den Kommunen in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Erfahrungsgemäß kommen die meisten Impulse für umweltorientierte Beschaffungsmaßnahmen aus der Verwaltung selbst und werden häufig durch engagierte Mitarbeiter initiiert. Da die umweltfreundliche Beschaffung insgesamt aber ein wichtiges Handlungsfeld in den Kommunen ist, sollte und muss die Entscheidung über die Beschaffung von Energie und Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen als Grundsatzbeschluss auch vom Rat einer Gemeinde gefasst werden. Dies gewährleistet die „nötige Rückendeckung“ für die Mitarbeiter der Verwaltung und eine einheitliche Verfahrensweise.
Legt daher eine Gemeinde speziell auf den Aspekt der Beschaffung von Energie und Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen einen besonderen Wert, sollte sie dies durch eine entsprechende politische Vorgabe auch gegenüber potentiellen Anbietern (Unternehmen) nach außen kundtun. Als weitere Entscheidung empfiehlt sich eine entsprechende Aus- und Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Beschaffungsbereich. Diese sollte verbunden werden mit der Zurverfügungstellung ständiger Informationen über den Themenbereich der umweltfreundlichen Beschaffung von Energie und Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen.

Frage:
Welche Entscheidungsgremien werden mit den Fragen konfrontiert?

Portz:
Der Grundsatzbeschluss zur Einführung einer umweltfreundlichen Beschaffung sowie zur Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen sollte vom Rat bzw. der Stadtverordnetenversammlung oder dem Kreistag getroffen werden. Eine generelle Vorgabe erleichtert die breite Anwendung der umweltfreundlichen Beschaffung aus nachwachsenden Rohstoffen. Die Erfahrung zeigt zudem, dass sich auch die Rechnungsprüfungsstellen fachlich begründeten Argumenten zur umweltfreundlichen Beschaffung aufgeschlossen zeigen. Im Zuge der Umsetzung der umweltfreundlichen Beschaffung aus nachwachsenden Rohstoffen sind insbesondere die Bedarfsstellen (Fachämter) und die Beschaffungsstellen in den Kommunen einzubinden.

Frage:
Ist die gezielte Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen rechtlich zulässig?

Portz:
Der Europäische Gerichtshof hat in zwei jüngeren Entscheidungen zur rechtlichen Zulässigkeit einer Berücksichtigung von Umweltbelangen bei der Auftragsvergabe Stellung genommen. Übertragen auf die Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen ergibt sich nach diesen Entscheidungen, dass eine Zulässigkeit unter drei Voraussetzungen gegeben ist:

(1) Die Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen muss mit dem Gegenstand des Auftrags zusammenhängen

(2) Die entsprechende Beschaffung muss ausdrücklich im Leistungsverzeichnis oder in der Bekanntmachung der Auftragsvergabe benannt sein und

(3) Es müssen alle wesentlichen Grundsätze des Gemeinschaftsrechts, insbesondere das Diskriminierungsverbot, beachtet werden. Hieraus folgt insbesondere, dass die objektive und transparente Bewertung der Angebote durch den Auftraggeber anhand der von den Bietern gelieferten Produkte effektiv überprüft werden kann.

Nach diesen Voraussetzungen ist es z. B. zweifellos möglich, dass eine Kommune beim Einbau neuer Fenster in ein Verwaltungs- oder Schulgebäude das Kriterium „einheimisches Holz“ als auftragsbezogenes Kriterium vorgibt; nicht zulässig wäre es allerdings, wenn die gleiche Gemeinde von dem Lieferanten der Holzfenster verlangen würde, dass dieser in seinem Lager z. B. Lieferfahrzeuge mit der Maßgabe einsetzt, dass diese mit Öl aus Raps angetrieben werden. Eine derartige Vorgabe würde nicht „im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand“ (Einbau von Fenstern aus einheimischem Holz) stehen.

Im Übrigen ist zu beachten, dass das neue EU-Legislativpaket zum öffentlichen Auftragswesen, das bis zum 31. Januar 2006 in das bundesdeutsche Recht umgesetzt werden muss, in Art. 53 Abs. 1 a jetzt ausdrücklich die Umwelteigenschaft als Zuschlagskriterium nennt. Auch hieraus ergibt sich, dass die Förderung einer umweltfreundlichen Beschaffung auch rechtlich eine neue Bedeutung gewonnen hat.

Frage:
Welche rechtlichen Grundlagen müssen beachtet werden?

Portz:
Als rechtliche Grundlagen einer umweltfreundlichen Beschaffung insbesondere von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen müssen neben der konkreten Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs, der Vergabesenate der Oberlandesgerichte sowie der Vergabekammern insbesondere die Vergaberichtlinien der EU sowie die nationalen Vergabevorschriften, insbesondere die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) sowie die Verdingungsordnung für Leistungen – ausgenommen Bauleistungen (VOL) beachtet werden.

Beim konkreten Verfahrensablauf ist wesentlich, dass der konkreten Entscheidung über die Beschaffung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen eine Markterkundung vorangehen kann. Ebenfalls sollten die ausschreibenden Stellen immer schon in der Leistungsbeschreibung auf die konkrete Berücksichtigung des Umweltbelangs „Beschaffung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen“ hinweisen. Im Verfahrensablauf können insbesondere über Nebenangebote von Bietern umweltfreundliche Produkte aus nachwachsenden Rohstoffen angeboten werden. Entscheidend bei der Einbeziehung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen ist der Wertungsvorgang der Vergabestelle. Hier kommt es nicht darauf an, dass „billigste Produkt“ zu nehmen, sondern das unter Berücksichtigung aller auftragsbezogenen Umstände und damit auch der Umwelteigenschaften wirtschaftlichste Produkt.

Bei der Aufnahme umweltschutzbedingter Merkmale in die Leistungsbeschreibung ist demzufolge bei der Wertung unbedingt darauf zu achten, ob und inwieweit diese Anforderungen von den einzelnen Angeboten auch erfüllt werden. Dabei müssen die „umweltrelevanten Angebote“ – genauso wie alle anderen Angebote auch – zwingend die formalen Vorgaben des Vergaberechts (Angabe aller Preise und Erklärungen, schriftliche Unterschrift, keine Änderungen an den Verdingungsunterlagen etc.) enthalten. Nicht diesen Vorgaben entsprechende Angebote sind vom Auftraggeber i. d. R. zwingend auszuschließen.

Frage:
Was ist der wichtigste Schritt bei der Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen?

Portz:
Ganz wesentlich ist eine generelle Grundsatzentscheidung der Gemeinde, ihr Beschaffungsverhalten zukünftig mit dem Ziel der Beschaffung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen auszugestalten. In der Folge müssen im Rahmen des Vergabeverfahrens alle beteiligten Ämter (Bedarfsstellen, Beschaffungsstellen Rechnungsprüfungsämter etc.) i. S. eines breiten Austausches in die umweltfreundliche Beschaffung eingebunden werden. Ganz maßgeblich ist insoweit die Zurverfügungstellung von Informationen etwa von den Bedarfsstellen nach erfolgter Beschaffung eines Produktes aus nachwachsenden Rohstoffen über die Anwendererfahrungen mit diesen Produkten und ggf. auftretenden Problemen. Insoweit stellt die Beschaffung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen auch einen kontinuierlichen Erfahrungsprozess dar, der im Laufe der einzelnen Auftragsvergaben auch Veränderungen zum Inhalt hat.

Frage:
Muss das Personal speziell geschult werden?

Portz:
Eine kontinuierliche Aus und Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Vergabestellen auch zum Thema „Umweltfreundliche Beschaffung“ ist durchaus sachgerecht. Diese muss sich auch auf die rechtlichen Aspekte einer Zulässigkeit und Nichtzulässigkeit von umweltfreundlichen Aspekten bei der konkreten Auftragsvergabe beziehen.

Allerdings kann eine Schulung von Mitarbeitern der Beschaffungsstellen in den Kommunen nie den Anspruch haben, dass diese die Einzelheiten der jeweiligen Produkte aus nachwachsenden Rohstoffen konkret beurteilen können müssen. Dies würde die Anforderungen übersteigen, zumal bei der Umweltfreundlichkeit eines Produktes aus nachwachsenden Rohstoffen mit der Erzeugung, der Nutzeranwendung und auch der „Entsorgung“ drei Lebenszyklenaspekte zu berücksichtigen sind.

Es empfiehlt sich daher, neben allgemein zugänglichen Informationen verstärkt auf vorhandene Umweltzertifizierungen, wie wir sie im anderen Bereich etwa mit dem „Blauen Engel“ kennen, zurückzugreifen. Hier sind zukünftig die Erzeuger und Hersteller von Produkten und Energien aus nachwachsenden Rohstoffen verstärkt gefordert, derartige Zertifizierungen auch für ihre Produkte zu initiieren. Nur so kann eine relativ einfache Bewertung der umweltfreundlichen Produkte sowie ein sachgerechter Vergleich durch die Beschaffungsstellen der Auftraggeber erfolgen.

Frage:
Bringt die Beschaffung von Produkten und Energie aus nachwachsenden Rohstoffen mehr Verwaltungsaufwand?

Portz:
Die Beschaffung von Produkten und Energien aus nachwachsenden Rohstoffen und ihre Bewertung ist im Vergleich zu anderen Beschaffungen, z. B. einer Bewertung des besten und wirtschaftlichsten „PPP-Projekts“ für eine Kommune, nichts grundsätzlich Neues. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand sollte daher mit der Beschaffung von Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen nicht verbunden sein. Allerdings kann eine Wertung der einzelnen Produkte untereinander für die Vergabestellen auf Dauer nur auf einfache Art und Weise und sachgerecht dann erfolgen, wenn es den Erzeugern und Herstellern dieser Produkte gelingt, eine für die Vergabestelle transparente Zertifizierung ihrer Produkte vorzunehmen.

Frage:
Sollte die Beschaffung für Produkte aus nachwachsenden Rohstoffen eher zentral oder dezentral organisiert sein? Wo sollte die Verantwortung liegen?

Portz:
Hier lässt sich keine generelle Vorgabe machen. Es erscheint sinnvoll, die Bedarfsanforderungen für Produkte aus nachwachsenden Rohstoffen aus den jeweiligen Fachämtern heraus zu rekrutieren. Diese haben die beste Übersicht, was sich in den jeweiligen Ämtern (Hochbauamt, Schulamt etc.) als Vergaben für Produkte aus nachwachsenden Rohstoffen eignet. Kann auf der Grundlage dieser speziellen Anforderungen eine zusammengefasste Vergabe – insbesondere auch aus Gründen der Kosteneinsparung – erfolgen, sollte die konkrete Beschaffung sodann zentral organisiert sein.

Entscheidend ist aber, dass die jeweiligen Stellen (Fachämter und zentrale Beschaffungsstelle) untereinander einen ständigen Erfahrungsaustausch pflegen. Dieser dient insbesondere dem Ziel, Anwendererfahrungen aus konkret beschafften Produkten aus nachwachsenden Rohstoffen mitzuteilen und neue Vergabeprozesse auf diese Änderungen abzustellen.

Frage:
Wie können Mehrkosten gerechtfertigt werden?

Portz:
Auch wenn der konkrete Preis eines umweltfreundlichen Produkts aus nachwachsenden Rohstoffen über dem Preis eines herkömmlichen Produkts liegt, ist nach dem Vergaberecht (VOL/AVB/A) gerade der Preis nicht das allein entscheidende Wertungskriterium. Vielmehr kommt es für die konkrete Zuschlagserteilung auf „das unter Berücksichtigung aller Gesichtspunkte wirtschaftlichste Angebot“ an. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit sind daher auch die betriebswirtschaftlichen Folgekosten zu betrachten, die aufgrund von Umweltvorteilen häufig geringer sind als bei Vergleichsangeboten. Diese bessere Kostenrelation macht sich z. B. durch Energie- und Wassereinsparungen, durch den Wegfall von – schadstoffhaltigen – Abfällen (geringere Entsorgungskosten) oder auch durch eine längere Lebensdauer bemerkbar. Entsprechend schließt auch ein Runderlass des Landes Nordrhein-Westfalen die Einbeziehung der gesamtwirtschaftlichen Folgekosten bei „Umweltprodukten“ und bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit ausdrücklich ein. So heißt es hier:
„Für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Angebote nach § 25 Nr. 3 VOL/A sind bei umweltfreundlichen Leistungen auch die für die Vergabestellen nicht berechenbaren volkswirtschaftlichen Kosteneinsparungen zu berücksichtigen, die durch die umweltschonenden Eigenschaften dieser Leistungen an anderer Stelle entstehen (…).
Infolgedessen gilt ein Angebot über umweltfreundliche Leistungen, dass die vorgesehenen Mindestanforderungen erfüllt, auch dann als wirtschaftlicher, wenn sein Preis in tragbarem, auftragsbezogenen Maße über einem preislich günstigeren Angebot ohne oder mit geringeren umweltfreundlichen Eigenschaften liegt. Diesem wirtschaftlichsten Angebot i. S. d. § 25 Nr. VOL/A ist der Zuschlag zu erteilen. Die Vergabestelle entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, in welcher Höhe ein Mehrpreis tragbar ist“.
Diese Vorgabe, die auch für Beschaffungsstellen außerhalb Nordrhein-Westfalens Richtlinie sein sollte, macht deutlich, dass eine mathematische Vergleichsberechnung der Mehrkosten verschiedener Produkte nicht gerechtfertigt ist, sondern es insbesondere auch auf die gesamtwirtschaftlichen Folgekosten ankommt.“

(Bernd Düsterdiek, DStGB)