Im zugrunde liegenden Sachverhalt schrieb die Vergabestelle einen Auftrag über Straßenbauleistungen aus. Gegen den Ausschluss ihres Angebots wandte sich der Bestbieter erfolgreich mit einem Nachprüfungsverfahren. Der erkennende Senat ordnete die Wiederholung der Angebotswertung unter Berücksichtigung des Angebots der auch im aktuellen Verfahren antragstellenden Bieterin an. Eine erneute inhaltliche Prüfung der Angebote war nicht in den Vergabeakten dokumentiert. Auch die Prüfung einer Aufhebung, die ab Mitte November 2005 erwogen und im Frühjahr 2006 den Bietern mitgeteilt wurde, war nur unvollständig dokumentiert. Der hiergegen gerichtete Nachprüfungsantrag der Bieterin war vor der Vergabekammer erfolgreich.

Die sofortige Beschwerde der Vergabestelle blieb ohne Erfolg. Das OLG Naumburg hat festgestellt, dass die zur Begründung der Aufhebung angeführten Mengenänderungen auf unzureichender tatsächlicher Grundlage beruhten und lediglich rechtsmissbräuchlich angeführt wurden. Der Senat merkte an, dass die Dokumentation des Vergabeverfahrens unvollständig beziehungsweise nicht vollständig vorgelegt worden sei. Es fehlten sämtliche internen Arbeitsunterlagen, Berechnungsbögen, eingeholte Auskünfte von Dritten sowie angebliche Empfehlungen von Dritten. Nahezu die gesamte, unstreitig stattgefundene Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den eingeschalteten Gebietskörperschaften war aus der Vergabeakte nicht erkennbar. Zwar könne eine Vielzahl von Mängeln in der Dokumentation eines Verfahrens nachträglich durch Vorbringen im Nachprüfungsverfahren sowie durch Beweisantritte geheilt werden. Ein Mangel in der Dokumentation führe aber dazu, dass bei der Bewertung des Vergabeverfahrens allen Vorgängen, deren Rekonstruktion misslinge beziehungsweise mit Zweifeln behaftet bleibe, diejenige Alternative zugrunde zu legen sei, die nach dem unstreitigen Vorbringen der Parteien möglich erscheine. Grundsätzlich liege es somit im Verantwortungs- und Pflichtenbereich der Vergabestelle, den Verlauf eines Vergabeverfahrens transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Anmerkung:

Das OLG Naumburg hat mit dem vorstehenden Beschluss unterstrichen, dass seitens öffentlicher Auftraggeber immer auf eine umfassende und transparente Verfahrensdokumentation Wert gelegt werden sollte. Vergabeakten kommt regelmäßig eine negative Beweiswirkung zu: Enthalten Vergabeakten über einen Vorgang keinen konkreten Vermerk, so ist davon auszugehen, dass dieser Vorgang nicht stattgefunden hat. Derartige Versäumnisse können öffentliche Auftraggeber auch nicht nachträglich nachholen.

(Bernd Düsterdiek)