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1. Zusammenstellung der Vergabeunterlagen
Das Vergabeverfahren beginnt mit der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen, die aus den Verdingungsunterlagen und dem Anschreiben (der Aufforderung zur Angebotsabgabe) bestehen. Die Verdingungsunterlagen setzen sich aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen zusammen.
2. Bekanntmachung
Eine Bekanntmachung der Ausschreibung erfolgt durch Veröffentlichung in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften, deren Verbreitungsgrad einen ausreichenden Wettbewerb gewährleisten muss.
3. Leistungsbeschreibung
Kernpunkt des Vergabeverfahrens ist eine ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung. Diese legt den späteren Vertragsinhalt fest und ist die Grundlage für die Bemessung der Vergütung. Auch die spätere Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt anhand der Leistungsbeschreibung. Eine ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung erfordert eine hinreichende Eindeutigkeit und Klarheit, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen können. In der Praxis gibt es standardisierte Ausschreibungstexte, die in Standardleistungsbüchern enthalten sind.
4. Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse grundsätzlich unzulässig
Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren müssen grundsätzlich produktneutral erfolgen. Soweit dies ausnahmsweise nicht möglich ist und konkrete Bezeichnungen (z. B. Markennamen, Warenzeichen, Patente) verwendet werden müssen, muss immer der Zusatz "oder gleichwertiger Art" hinzugefügt werden.
5. Bewerbung
Die Bieter müssen innerhalb der vom Auftraggeber genannten Angebotsfrist, die im Hinblick auf die Erstellung der Angebotsunterlagen ausreichend bemessen sein muss, ihre Angebote einreichen. Die Angebote müssen insbesondere mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift versehen sein, so dass Telefaxangebote schon aus Gründen der Manipulationsgefahr nicht ausreichend sind. Ebenso führen Änderungen an den Verdingungsunterlagen seitens des Bieters zum Ausschluss.
6. Prüfung der Angebote
Die Prüfung der Angebote durch die Kommune erfolgt in drei Stufen: Rechnerische Prüfung, technische Prüfung und wirtschaftliche Prüfung. Nur formell fehlerhafte Angebote müssen nach den Verdingungsordnungen nicht geprüft werden.
7. Wertung der Angebote
Im Rahmen der Wertung der Angebote erfolgt eine vierstufige Prüfung:
Zunächst werden die nicht rechtzeitigen bzw. formell fehlerhaften Angebote ausgeschieden. Sodann erfolgt eine Prüfung der Bieter auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Anschließend werden Angebote mit unangemessen niedrigen und unangemessen hohen Preisen ausgeschlossen. Hierzu hat die Kommune sich ggf. die Kalkulationsunterlagen vorlegen zu lassen. In der vierten Stufe ist unter den in die engere Wahl gekommenen Angebote nach der VOB/A das annehmbarste, nach der VOL/A das wirtschaftlichste und nach der VOF das Angebot, das die bestmöglichste Leistung erwarten lässt, auszuwählen. Auf dieses Angebot erfolgt sodann der Zuschlag.
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